こんにちは！フライドエッグののっちです。
メールに代わる新しいコニュニケーションツールとして急速に普及しているビジネスチャットツール。
ビジネスチャットの導入企業は増えており、テレワークのシーンでも活用されています。
今回は、実際にビジネスチャットを導入すると、どのようなメリットがあるのかを解説していきます。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、読んで字のごとくビジネスシーンで使われるチャットツールのことです。
会話を共有するメンバーごとにチャットルームを作り、その中で会話をすることができます。
これまでテキストによるコミュニケーションの手段はメールが主流でしたが、近年は特に社内でのコミュニケーションの効率化を目的としてビジネスチャットを導入する企業が増えています。
ビジネスチャット導入のメリット
では実際にビジネスチャットを導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか？
ここではビジネスチャット導入のメリットを解説していきます。
コミュニケーションの効率化
これまでは口頭やメールで行ってきたコミュニケーションですが、口頭ではタイミングの問題や履歴が残らないなどの問題があります。
メールに関してもやり取りが1通ずつ受信ボックスに溜まってしまします。
会話の流れを追うにはその全てのメールに目を通し、流れを遡るだけでも一苦労です。
さらに顧客など外部とのやりとりもあるため、見落としが発生するリスクがありました。
こういった課題を解決したのがビジネスチャットというわけです。
社内のチームや担当部署でチャットルームを作成して情報を一元化して、相談や通達事項をメールや口頭からチャットに移行していくことで、情報の伝達漏れなどを減少させることができました。
迅速な情報共有
これまでメールや電話で行っていたコミュニケーションですが、それぞれの担当業務の連絡などの情報共有にはどうしても時間がかかっていました。
そこでビジネスチャットを導入して、プロジェクトの担当者が同じチャットルームに参加することで、特に緊急を要する伝達事項などでも一度の連絡で完了するなど、迅速な情報共有の仕組みを構築することができました。
ミーティングやタスク管理の効率化
これまでのプロジェクト進行は、全て対面でのミーティングで進めてきましたが、メンバーのスケジュール調整がうまくいかなかった時など、進捗が遅れがちになってしまうこともありました。
そういった場合もビジネスチャットを導入すると、簡単なミーティングであれば全員が同じ場所に集まらなくてもミーティングができるようになり、スケジュールにより進捗が遅れることも、面倒なスケジュール調整もなくまります。
コミュニケーション不足解消
近年、リモートワークの社員が増えてきたことによって、情報共有や意思疎通などのコミュニケーションにズレが出てきてしまうようになってきました。
そのズレの解消のために、定期的なミーティングや進捗の共有などを行ってきましたが、大事な意思決定はそのような場でしか行われず、業務スピードが以前よりも遅くなりがちになってしまうことが課題の1つでした。
これもビジネスチャットを導入することによって、社員同士がどこにいてもコミュニケーションを取れるようになりました。
これまで対面でのミーティングで行ってきた意思決定もビジネスチャット上でできるようになり、業務スピードの向上に役立ちます。
仕事とプライベートの区別
外出中の社員とのコミュニケーションの際に、プライベートのチャットツールでやり取りを行っていましたが、業務と業務外のやりとりが混同することにより、仕事とプライベートの区別がつきにくくなります。
さらには別の人に機密情報を誤送信してしまうなどのリスクも考えられます。
そこでビジネスチャットの導入で、プライベートと仕事の区別を明確にできるようになったり、情報の誤送信などのリスクも抑えることができます。
ビジネスチャット導入のデメリット
ではビジネスチャット導入のデメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
ビジネスチャットはどのツールを使うかにもよりますが、機能が多くなるほど費用がかかります。
機能が多くなればもちろん使う側の教育も必要になります。
もし社内に定着せずに計画が頓挫すれば、それまでの費用や教育の手間と時間は無駄になってしまいます。
まず導入にあたっては少人数のチームでのトライアルを重ねることと、現場に合わせたツール選びが必要になってきます。
チャットツール各社には、フリープランがあるところもあるので、まずは無料で使ってみることをおすすめします。
ビジネスチャット導入時のポイント
新しいシステムの導入には失敗がつきものですが、そのリスクを減らすビジネスチャット導入時のポイントも解説していきます。
導入目的を明確にする
ほとんどの企業では、すでにメールや電話などのコミュニケーションツールを使っていると思います。
そこに新しくビジネスチャットツールを導入したとしても、その目的や既存ツールとの使い分けなどを明確にしておかなければ、現場は混乱してしまいます。
ビジネスチャットを導入する目的は何か、既存ツールと使い分けはどうするかなどを明確にすることで、現場が迷うことなくツールを活用できるようになるでしょう。
導入目的にあった製品を選ぶ
いざビジネスチャットを導入しようとしても、数多くの製品が存在し、機能も様々です。
例えば他ツールとの連携など拡張機能の有無の提供形態など、しっかり比較しないと現場にそぐわない製品を導入してしまう可能性もあります。
逆に、不要な機能が多く高価な製品を導入してしまう可能性もあるかもしれません。
そうならないように、明確に目的を定めてどの製品が適切かを比較・検討するようにしましょう。
ルールを設定する
ルールもなく全員が自由に発言できたり、勝手にチャットルームを作成できるようにしていると、管理が行き届かなかったり、必要な情報が伝わらないなどのリスクがあります。
各チャットルームごとに発言のルールを定めたり、ルームの開設は管理者しか行わないなど、秩序を保ったコミュニケーションの場となるように注意しましょう。
まとめ
今回は、実際にビジネスチャットを導入すると、どのようなメリットがあるのかを解説しました。
ビジネスチャットを導入すれば、コミュニケーションが円滑になり、情報共有が効率化するので、結果的に業務をスムーズに進行させることができます。
導入による効果をより実感するためには、まずは自社に最適な製品を導入することが重要です。
最後までご覧いただきありがとうございました。
今後も皆さんに役立つ情報を発信していきます。
