12月になるとクライアントなど仕事関係の方や親戚、知人からお菓子やカレンダーなどの小物などをいただく機会が増えてきます。
1年間の感謝の気持ちであるお歳暮をいただいた場合、お礼状は必要なのか悩んでしまうものです。
お歳暮はいただいて満足するだけではなく、必ずお礼状を書くことがマナーとなります。
ビジネスとプライベートでは書き方が異なってきますが、今回はビジネスシーンで失礼のないお礼状のマナーを紹介していきます。
お歳暮のお礼状のマナー
お歳暮をいただいた際に、お礼状を送るという感謝を伝える方法があります。
友人や親戚など、親しい関係であれば電話やメールなどで済ませることもあるかと思いますが、目上の方やビジネスでの繋がりの場合はより丁寧なお礼状を送るようにしましょう。
しかし、お礼状を送る際に気をつけておきたいルールとマナーがいくつかあります。
せっかく送ったお礼状が失礼にあたり、先方の機嫌を損ねてしまっては元も子もありませんので、お礼状の形式やタイミングを確認しておきましょう。
お歳暮をいただいたらすぐに書く
お歳暮をいただいたら、すぐにお礼状を送る準備に取り掛かりましょう。
内容は、お歳暮をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えるように書きます。
遅くても3日以内にはお礼状を出せるように心がけましょう。
特にお世話になっている目上の方や取引先にお礼状を出す場合には、丁寧な文章で書くようにしましょう。
また、お礼状を送るのが遅くなった場合は、お詫びの一言を添えると丁寧です。
送り忘れや遅くなったからといって、年賀状に一言添えて済ませるのはマナー違反になるので気をつけましょう。
封書で縦書きが丁寧
お礼状を書く際に、最も丁寧な形式が「封書で縦書き」になります。
お世話になっている目上の方や取引先にお礼状を出す場合には「封書で縦書き」で送るのが基本です。
受け取った側のも「マナーをわきまえている」と良い印象を持っていただけるでしょう。
また、友人や親戚など親しい関係であれば、封書ではなくハガキやメールでお礼状を送っても問題ありません。
相手との関係性を考えて、その方にあった形でお礼状を送るよう心がけましょう。
お歳暮のお礼状の書き方の基本
お礼状は「頭語・時候の挨拶・お礼・相手への気遣い・頭語に合わせた結語」の5つの流れで構成されています。
この構成を崩すのは、マナー違反と受け取られる場合がありますので気をつけましょう。
それでは具体的な流れとポイントを解説していきます。
頭語
起首とも言われる頭語は、相手への敬意を表す言葉で一行目に書きます。
拝啓・謹啓などが代表例で、結語とセットで使われます。
場面によって使い分けが必要ですが、一般的な手紙の場合は「拝啓」、より丁寧にしたい場合は「謹啓」を使うとよいでしょう。
時候の挨拶
次に時候の挨拶を書きます。
普段の会話でも「最近寒い日が続きますね」とか「朝晩冷え込みますね」といった言葉で挨拶することもありますが、簡単にいうとそのような「季節を表す挨拶」のことです。
お歳暮のお礼状では「歳末の候」「暮秋の候」ではじまり、相手の安否を尋ねるようにすれば丁寧な印象を与えることができます。
お礼
相手に品物をいただいて嬉しいという気持ちを表現しましょう。
お礼状を送る相手との関係にもよりますが、親しい関係であればストレートに嬉しい気持ちを伝えるのもよいでしょう。
シンプルに嬉しい気持ちを伝えることがポイントです。
相手への気遣い
お歳暮シーズンは、寒さが本格的になってくるだけでなく、年末年始の用意で忙しくなります。
気温の変化と慌ただしさから体調を崩しやすいタイミングなので、相手を気遣う気持ちが大切です。
特に個人にお礼状を出す際は、相手の健康を思いやる言葉を添えることも忘れないようにしましょう。
結語
はじめに使った頭語とのセットになる結語で締めます。
頭語が「拝啓」なら「敬具」、「謹啓」なら「謹言」といったように使います。
ビジネスシーンでのお歳暮のお礼状の書き方
ビジネスシーンでのお礼状は、封書・ハガキ・メールのどれかの形式になります。
簡単な例文もありますので、そちらを参考に自分の言葉で感謝の気持ちを伝えましょう。
封書やハガキで出す場合
ビジネスシーンでは封書で出すのが基本です。
縦書きで書くとより見栄えも良く、より丁寧な印象を与えることができます。
ハガキで出す際は、誰でも文面を見ることができるので、誰が見ても問題ないような内容で書くようにしましょう。
例文【封書・ハガキ用】
謹啓
歳末の候、貴社いよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます。
さて、本日ご丁重なお歳暮の品をありがたく拝受いたしました。
来る年も皆様のご期待に添えますよう全力をあげて努力してまいります。
今後とも変わらぬご高配を賜りますようよろしくお願いいたします。
まずは略儀ながら書中にてお礼申し上げます。
敬白
令和〇〇年〇〇月〇〇日
〇〇株式会社
〇〇〇〇
メールで出す場合
相手が親しくしている取引先であればメールで出してもよいでしょう。
最上段の宛名には「相手の会社名・肩書き・名前」の順番で書きましょう。
注意したいのが肩書きです。
「社長」ではなく「代表取締役社長」など、正式な名称を使うようにしましょう。
送る際の件名は、お歳暮のお礼状と一目でわかるようにすると親切です。
例文【メール用】
件名：御歳暮ありがたく頂戴いたしました
株式会社〇〇
〇〇様
拝啓
師走の候、貴社におかれましてはますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度は結構なお品をお送り頂きましてありがとうございました。
このようなお心づかいをいただき恐縮に存じます。
今後とも、ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
略儀ながら書中を持ちまして御礼申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
〇〇〇〇
お歳暮のお返しは必要？
お歳暮をいただいた際は、基本的にお返しをする必要はありません。
お歳暮は感謝の気持ちを込めて贈る品物ですので、その気持ちに対する返礼として、お礼状を贈るのがマナーとなります。
ただし、どうしてもお返しを贈りたい場合は、半額から同額くらいの品物を贈りましょう。
お歳暮として年内に贈るのもよいですし、年が明けてから寒中見舞いとして贈るのもよいでしょう。
寒中見舞いとして贈る際は、松の内が過ぎて節分までの間に贈ることがマナーとなります。
また、松の内は地域によって異なりますので気をつけましょう。
まとめ
今回はビジネスシーンで失礼のないお歳暮のお礼状のマナーを紹介しました。
お礼状は、封書で送るのが基本ですが、相手との関係に合わせてハガキやメール、電話など使い分けても問題ありません。
まずはいただいたらすぐにお礼状の準備に取り掛かることが大事です。
あとは形式に沿ってお礼の気持ちを伝えましょう。
